Бизнес-процессы в проектном бизнесе: как синхронизировать креатив и деньги

Часто видим одну и ту же картину: команды сильные, проекты похожи — а прибыль по ним разная. Не потому что проекты разные, а потому что по-разному устроена работа внутри.

Немного контекста и почему вообще это все затеяли

В проектном бизнесе есть устойчивый дисбаланс между творческой составляющей и коммерческой эффективностью. Он идет как от внутренних вызовов в управлении командой, так и от внешних факторов:

• Разрыв между содержанием работы и бизнес-процессами. Команды фокусируются на сути проекта, а системное управление остается на втором плане. Отсюда — неэффективное использование ресурсов, срыв сроков, перерасход бюджета и потеря прибыли.

• Неэффективное управление проектами. Особенно когда команда растет и проектов становится больше. Похожие проекты приносят сильно разную прибыль — не потому что они разные, а потому что по-разному устроена работа внутри. Сильные специалисты теряют сроки не из-за компетенций, а из-за структуры работы.

• Технологические вызовы. Инструменты и методы развиваются быстро, и не все команды готовы вкладывать время и ресурсы в их освоение.

• Бюрократия и регулирование. Изменения в законодательстве, нормах и стандартах напрямую влияют на процесс работы.

Как мы это видим

Мы — консалтинговое агентство Plan the Best, работаем с собственниками и командами над развитием бизнеса: процессы, управленческие решения, структура проектов. Этот воркшоп вырос из нашей практики и преподавания в МАРШ — из ситуаций, которые повторяются у разных команд и требуют системных решений.

Мы не просто верим, а знаем: многие боли решаются через качественное образование. Поэтому подходим к воркшопу как к диагностике, а не «общему совету»: задолго до самого дня собираем боли и пожелания участников, чтобы каждый ушел с тем, что реально применит у себя. А в день — практика, реальные кейсы, обмен опытом и небольшие группы.

Как все было устроено?

Целый день — с 10:00 до 19:00, с кофе-брейками и обедом — для руководителей проектов и управляющих партнеров проектных команд. Прошел в офисе компании TEGOLA: начали с экскурсии и рассказа Елены Кончаковой, директора по развитию, о компании и ее бизнес-процессах — мягкий вход в тему перед насыщенным днем.

Кто все это вел

• Екатерина Панова — основатель и CEO Plan the Best, социолог, магистр по организационному консультированию (Manchester University), сертифицированный коуч ICF. Более 20 лет в маркетинге, запустила свыше 80 брендов, провела консультации для 300+ компаний. Преподает в Universal University, МАРШ и НИУ ВШЭ, автор Telegram-канала «поТрендим с Катей Пановой».
  

• Наталья Першина — партнер Plan the Best по стратегическим продуктам, бизнес-консультант и трекер с опытом сопровождения команд в изменениях. Более 15 лет работает с креативными индустриями, преподает в Universal University, НИУ ВШЭ и СофтКультуре.

• Михаил Семенов — основатель компании QBIK, более 15 лет в предпринимательстве и проектном управлении, MBA «Сколково», эксперт по управлению проектами (PME), преподает в МАРШ и НИУ ВШЭ.

•  Наталья Семенова — психолог и коуч с опытом в предпринимательстве 16+ лет, помогает находить и преодолевать скрытые барьеры роста.

Чем занимались весь день

Начали со знакомства и разбора ситуаций участников. Сразу вышли на главную боль: кассовые разрывы и неплатежеспособные заказчики. А как это связано с процессами и как чинить — разбирали весь день.

После кофе-брейка — теория: как устроены процессы внутри проекта и где они начинают сыпаться. Дальше живая дискуссия, участники делились, у кого как.

Вторая часть — деловая игра «Сборка универсального процесса». Поделились на смешанные команды и собирали идеальный процесс работы над проектом: что должно происходить на каждом шаге, чтобы клиент был счастлив, а команда не ушла в минус. Фишка: разрешалось подсматривать и нагло воровать идеи друг у друга. На выходе у каждой команды — своя дорожная карта.

И вот что выяснилось: у всех примерно одни и те же узкие места. Самое частое — клиент не понимает, на каком этапе сейчас его проект. Отсюда нервы, недоверие и лишние вопросы.

Отдельно дошли до чек-листов. Точнее, до «чих-листов» — договорились, что чек-лист нужен буквально на каждый чих. Без них никак.

Завершили общим кругом: каждый забрал свои инсайты и наметил, с чего начнет менять процессы у себя.

А что в итоге увезли с собой?

У каждого на руках — своя дорожная карта проекта: где теряются деньги и как это починить. Плюс понимание, что у соседа по рынку болит ровно то же самое (и это, кстати, успокаивает).

А главным итогом стал общий «Манифест» — 12 золотых правил проектной команды, которые родились прямо на воркшопе из мозгового штурма всех участников:

1. Управление проектами без плана не работает

2. На каждом этапе подключаем финансовый контроль

3. Ценить и защищать время и деньги

4. Перед стартом любого процесса — четкое распределение ролей, ответственности, регламентов и этапов

5. Паспорт проекта — лучший друг

6. Напоминать клиенту, чем ты лучше

7. Чем глубже подготовка, тем понятнее путь и лучше результат

8. Мы — эксперты, держим марку

9. Верим, что счастье сотрудников выше счастья клиентов

10. Делаем любой проект прозрачным для всех участников процесса

11. Внедряем чек-лист по каждому «чиху»

12. Помним: опора на себя, счастье внутри меня

Этот воркшоп — не разовая история. До конца года планируем целую серию — по одному большому блоку бизнеса в каждом:

• Продажи — конец августа
• Бизнес-процессы — конец сентября
• Маркетинг и PR — конец октября
• Стратегия 2027 — конец ноября

Даты и детали уточняем — следите за анонсами в нашем Telegram-канале. А если хотите занять место заранее или собрать воркшоп под свою команду — напишите нам, займем для вас место:)